70 ospiti, otto ore di servizio, due postazioni, una Spritzzeria, un Cocktail Cart, una selezione analcolica pianificata e 350 cocktail serviti senza trasformare il bar nel problema del matrimonio.
01 · Situazione
Kara e Rob vivono a New York. Per il loro destination wedding avevano scelto Villamena Resort Assisi e avrebbero accolto 70 invitati.
Ci hanno conosciuti online, dopo aver osservato i nostri eventi, gli allestimenti e il nostro modo di lavorare. Non cercavano semplicemente qualcuno capace di preparare buoni drink. Cercavano un partner al quale affidare l’intero reparto beverage del matrimonio.
Il lavoro è iniziato mesi prima con una videocall interamente in inglese. Durante il briefing abbiamo definito stile, preferenze, personalizzazioni, flussi, postazioni e momenti del servizio.
Gli sposi ci avevano inoltre anticipato una richiesta particolarmente elevata di cocktail analcolici. Anche questa esigenza è entrata nel progetto fin dall’inizio: ingredienti, quantità, mise en place e tempi di preparazione sono stati calcolati prima dell’evento.
Non abbiamo chiesto agli sposi di scegliere frettolosamente un pacchetto standard. Abbiamo costruito il servizio intorno al loro matrimonio.
02 · La sfida
“Il servizio sarà davvero all’altezza di quello che abbiamo visto online?”
Era il rischio percepito dagli sposi. Ma la complessità operativa era ancora maggiore: il beverage avrebbe dovuto accompagnare aperitivo, cena e dopocena per otto ore complessive.
Utilizzare una sola postazione avrebbe significato smontare, trasferire e riallestire il bar mentre il matrimonio era già in corso. Un errore capace di produrre tempi morti, disordine, concentrazione degli ospiti e interruzioni del servizio.
A questo si aggiungeva la distanza dalla nostra base operativa di Roma. Non sarebbe stato possibile dimenticare un’attrezzatura, sottostimare il ghiaccio o scoprire sul posto che mancava una postazione.
03 · Metodo applicato
La fluidità che gli invitati hanno visto non è nata dal talento nell’improvvisare. È nata da una sequenza precisa di decisioni prese prima dell’evento.
La videocall in inglese ci ha permesso di parlare direttamente con Kara e Rob, comprendere la loro visione e definire in anticipo ogni personalizzazione.
Le decisioni importanti sono state prese prima del matrimonio. Il giorno dell’evento non dovevamo capire cosa fare: dovevamo eseguire ciò che era già stato progettato.
Siamo partiti da Roma per verificare personalmente accessi, distanze, percorsi dello staff, collocazione delle postazioni, deposito materiali e flussi degli invitati.
Il sopralluogo non è stato una visita di cortesia. È stato il momento in cui il matrimonio immaginato dagli sposi è diventato un piano operativo.
La prima postazione è stata dedicata all’aperitivo. La seconda è stata predisposta per la cena e il dopocena. Quando gli invitati si sono spostati, il servizio successivo era già pronto.
Nessun bancone da smontare davanti agli ospiti. Nessuna fase scoperta. Nessuna rincorsa al programma.
Per sostenere otto ore di servizio su più punti operativi sono stati utilizzati 70 kg di ghiaccio. Il team era composto da due barman e un operatore dedicato a supporto, rifornimenti e logistica.
Mentre i barman rimanevano concentrati sugli ospiti, la terza persona manteneva operative le postazioni.
Durante il tragitto da Roma ad Assisi abbiamo avuto un problema con il furgone. Lo abbiamo risolto senza trasferirne le conseguenze sugli sposi.
Il materiale è arrivato, le postazioni sono state montate e il servizio è iniziato regolarmente. Il cliente ha visto il risultato, non la difficoltà necessaria per ottenerlo.
04 · Esperienze aggiuntive
Spritzzeria e Cocktail Cart sono stati selezionati perché miglioravano due momenti precisi del matrimonio: l’accoglienza degli ospiti e la continuità del servizio durante la cena.
Kara e Rob hanno scelto la nostra Spritzzeria per accogliere gli invitati con un corner dedicato alle diverse interpretazioni dello Spritz. Non un semplice tavolo con Aperol e prosecco, ma una proposta riconoscibile, scenografica e coerente con l’immaginario del destination wedding italiano.
La selezione strutturata ha reso più rapida la scelta degli ospiti, distribuito meglio le richieste e dato immediatamente un’identità forte all’aperitivo.
Durante il briefing gli sposi ci avevano segnalato una forte domanda di cocktail analcolici. Non abbiamo aspettato che gli ospiti iniziassero a chiederli per cercare una soluzione improvvisata.
Abbiamo preparato una parte dedicata di mocktail completi, equilibrati e presentati con la stessa attenzione dei cocktail alcolici. Ingredienti, quantità e mise en place sono stati inseriti fin dall’inizio nel piano di servizio.
Durante la cena il Cocktail Cart si è mosso tra i tavoli, portando i cocktail direttamente agli invitati. Il beverage non è scomparso quando gli ospiti si sono seduti e non è rimasto confinato in una postazione distante.
Il carrello ha mantenuto viva l’esperienza, alleggerito la pressione sulla postazione principale e permesso al resto della squadra di preparare la fase successiva del matrimonio.
05 · Numeri di risultato
Non aggettivi generici. Numeri che mostrano cosa ha prodotto la preparazione.
Il feedback degli sposi
Ethan and the bartending team with Barman Express were fantastic from beginning to end. They were friendly, professional, fast, and always had smiles on their faces.Kara & Rob · New York · Destination Wedding in Italy
06 · Il risultato
Regia Beverage™
Studiamo gli spazi. Calcoliamo le quantità. Dimensioniamo il personale. Progettiamo le postazioni. Selezioniamo le esperienze aggiuntive. Prevediamo anche chi non beve alcol. Gestiamo gli imprevisti. E facciamo in modo che il beverage non diventi mai il problema dell’evento.
Il tuo matrimonio
Raccontaci location, numero degli ospiti e stile dell’evento. Analizzeremo postazioni, flussi, personale, ghiaccio, drink list ed esperienze aggiuntive prima che inizi il matrimonio.
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